Insta diputada Karina Velázquez a armonizar ordenamientos del Poder Legislativo con la Ley Estatal de Archivos

H. DIPUTACIÓN PERMANENTE
P R E S E N T E.-

La suscrita, en mi carácter de Diputada a la Sexagésima Quinta Legislatura del H. Congreso del Estado e integrante del Grupo Parlamentario del Partido Revolucionario Institucional, en uso de las facultades conferidas por los artículos 64, fracciones I y II; 68, fracción I, ambos de la Constitución Política del Estado;167, fracción I, 170 y 171 de la Ley Orgánica, así como el numeral 75 del Reglamento Interior y de Prácticas Parlamentarias, ambos ordenamientos del Poder Legislativo del Estado de Chihuahua, acudo ante esta Honorable Representación Popular, con el propósito de presentar Iniciativa con carácter de Decreto por medio de la cual se modifican diversas disposiciones de la Ley Orgánica del Poder Legislativo; del Reglamento Interior y de Prácticas Parlamentarias del Poder Legislativo; así como, de la Ley Estatal de Bibliotecas, a efecto de llevar a cabo la armonización de dichos ordenamientos con la Ley Estatal de Archivos; lo anterior al tenor de la siguiente:

EXPOSICIÓN DE MOTIVOS

I.- La archivística, como disciplina encargada de conservar, ordenar y administrar diversos tipos de archivos, en los últimos tiempos ha venido recobrando gran importancia, pues se le ha llegado a reconocer como una tarea especializada, ya que implica, entre otras funciones, la organización de toda memoria documental, de acuerdo a las normas archivísticas establecidas.

II.- Los archivos, por la importancia que los reviste, son considerados por cualquier Estado, como patrimonio cultural; ya que representan un testimonio material de un hecho o un acto realizado por él mismo; por lo tanto, es menester que estén posicionados como garantes para el sustento de transparencia, rendición de cuentas y protección de datos personales.

Ahora bien, son las leyes las que deben asegurar su protección y consolidación como legado y patrimonio cultural.

III.- Al surgir la necesidad de mejorar el funcionamiento de los archivos, fue necesaria la creación de una Ley Estatal que marcara los lineamientos en armonía con la normatividad a nivel federal. Fue así que en junio del 2013 se publica la Ley de Archivos del Estado de Chihuahua.

Este Congreso del Estado, siempre se ha pronunciado por la armonización de las leyes, a efecto de que respondan a las exigencias actuales. En este sentido, y en acatamiento a las leyes Federal y Estatal de Archivos, el pasado 23 de mayo del 2017, tuvo a bien aprobar la reforma a la Ley Orgánica del Poder Legislativo, con el propósito de crear la Dirección de Archivos como un Órgano Técnico del Congreso, mismo que tiene a su cargo la implementación del Sistema Institucional de Archivos.

Es menester señalar que este Poder Legislativo, como sujeto obligado, debe normar al interior de su organización el establecimiento y actualización de un archivo que se rija bajo los principios de transparencia y accesibilidad.

IV.- Ahora bien, una vez que ya ha entrado en funciones la Dirección de Archivos, y después de un análisis detallado de la legislación vigente, se concluye que resulta necesario llevar a cabo ciertas modificaciones a las normas que rigen al Poder Legislativo, mismas que facilitarán la ejecución y desempeño de los trabajos que debe llevar a cabo la Dirección de Archivos del Congreso del Estado.

Derivado de lo anterior, tuve a bien presentar Iniciativa con carácter de Punto de Acuerdo, a fin de crear la mesa técnica para la armonización de la Ley Orgánica del Poder Legislativo del Estado de Chihuahua, así como de su Reglamento Interior y de Prácticas Parlamentarias, con la Ley de Archivos del Estado de Chihuahua, toda vez que el Decreto 331/2017 II P.O. establece que la Dirección de Archivos, como un Órgano Técnico de este H. Congreso del Estado, desempeñará sus funciones bajo el control y la supervisión de la Presidencia de la Mesa Directiva, siendo ésta la encargada de vigilar la custodia y seguridad jurídica y material de los acervos que conforman la memoria documental del Poder Legislativo.

La Mesa Técnica en comento fue instalada en fecha 18 de mayo del presente año. Para lo cual, se llevaron a cabo diversas reuniones de trabajo, mismas en las que se cumplió con el objetivo principal de entrar al estudio y análisis a las normatividades en mención. Por lo tanto, se concluye que, ciertamente, resulta necesario realizar diversas modificaciones a las normas que rigen nuestro Poder Legislativo, a efecto de homologar nuestra Ley Orgánica y su respectivo Reglamento, con la Ley de Archivos que actualmente nos rige en el Estado.

V.- Las reformas que aquí se proponen se sustentan en el mejoramiento de la estructura en que se fundamenta la organización del patrimonio documental, que engloba la operación del Sistema Institucional de Archivos.

Toda vez que el inicio de todo archivo comienza en la recepción de documentos o correspondencia, desde el momento de su ingreso, y resulta necesario que la entrega de esa documentación se realice expedita y oportunamente al área que se encargará de su trámite, para que este documentación sea organizada sistemáticamente, se propone que el área denominada Oficialía de Partes, que es el área central destinada al manejo de la correspondencia, pase a depender de la Dirección de Archivos.

VI.- Así mismo, por la importancia que representa el resguardo de la documentación que previamente debe pasar por un proceso de valoración, se propone también con la presente iniciativa, que el Archivo Histórico, adscrito a la Biblioteca Carlos Montemayor Aceves, dependiente de la Secretaría de Asuntos Legislativos, se transfiera a la Dirección de Archivos, por ser el área facultada para vigilar el cumplimiento de todos los procedimientos y criterios en materia de organización de archivos.

VII.- Ahora bien, toda vez que se han venido llevando a cabo diversas capacitaciones para el personal que servirá de enlace en los distintos archivos que conforman esta Institución, y a efecto de garantizar la correcta ejecución y continuidad del Sistema Institucional de Archivos, se solicita se privilegie la permanencia del personal debidamente capacitado y evaluado que lo conforma, a efecto de seguir garantizando con ello la transparencia y la rendición de cuentas.

Como ha quedado de manifiesto, la presente propuesta nos permitirá contar con normas más eficaces y apropiadas para la protección de nuestro patrimonio documental.

Por lo anteriormente expuesto y fundado, me permito someter a la consideración de esta Asamblea Legislativa, el siguiente proyecto de:

DECRETO
ARTÍCULO PRIMERO.- Se reforman las fracciones I, III, VIII y IX del artículo 145 Bis, de la Ley Orgánica del Poder Legislativo del Estado de Chihuahua, para quedar de la siguiente manera:

ARTÍCULO 145 Bis. La Dirección de Archivos desempeñará sus funciones bajo el control y supervisión de la Presidencia de la Mesa Directiva. Estará integrada por las personas de los Archivos de Gestión y Trámite, de Concentración y el Histórico. Será la responsable de aprobar y vigilar la correcta instrumentación del Sistema Institucional de Archivos, así como la custodia y seguridad jurídica y material de los acervos que conforman la memoria documental del Poder Legislativo, mediante las siguientes atribuciones:

I. Operar el Sistema Institucional de Archivos, el cual está conformado por:

a) La Unidad de Archivo de Gestión y Trámite, a través de los enlaces de los archivos de trámite de las unidades administrativas que conforman los órganos técnicos del Poder Legislativo.

b) La Unidad de Archivo de Concentración.

d) La Unidad de Archivo Histórico.

II. …

III. Aprobar los instrumentos de control necesarios para la regulación de los procesos archivísticos contemplados en la normatividad aplicable.

IV. a VII. …

VIII. Coordinar los procedimientos de valoración y destino final de la documentación generada por el Poder Legislativo, con el Comité Técnico de Administración de Documentos y Archivos, de acuerdo a la normatividad aplicable.

IX. Coordinar con el Departamento de Tecnologías de la Información, la gestión, administración y conservación de archivos electrónicos.

X. …

ARTÍCULO SEGUNDO.- Se reforma la fracción I, y se adiciona una fracción VIII, al artículo 142 del Reglamento Interior y de Prácticas Parlamentarias del Poder Legislativo, para quedar de la siguiente manera:

ARTÍCULO 142 …

I. a la VII. …

VIII. En la Dirección de Archivos: Cuadro general de clasificación archivística.
a) Catálogo de disposición documental
b) Inventarios documentales
c) Fichas técnicas de valoración documental
d) Guía simple de archivos

ARTÍCULO TERCERO.- Se reforma la fracción XVIII, del artículo 12 de la Ley Estatal de Bibliotecas, para quedar de la siguiente manera:

Artículo 12. …

I. a la XVII. …

XVIII. Promover la dotación a sus bibliotecas de los locales adecuados y equipo necesario, así como asegurar de modo integral y conservar en buen estado las instalaciones, el equipo y la actualización del acervo bibliográfico, con el apoyo de los gobiernos estatal y municipal.

XIX. a la XXI. …

A R T Í CU L O S T R A N S I T O R I O S

PRIMERO.- El presente Decreto entrará en vigor al día siguiente de su publicación en el Periódico Oficial del Estado.

SEGUNDO.- Todos los Recursos Humanos, materiales, financieros, presupuestales y, documentales, en cualquier soporte, del Archivo Histórico, adscrito a la Biblioteca Carlos Montemayor Aceves de la Secretaría de Asuntos Legislativos, antes de la entrada en vigor del presente Decreto, se transfieren de manera íntegra y en todos sus términos a la Dirección de Archivos, dependiente de la Presidencia del H. Congreso del Estado, para lo cual se suscribirán las actas de entrega-recepción pertinentes, durante el presente año 2018, con la intervención de las instancias y gestiones que resulten necesarias.

TERCERO.- Para los efectos previstos en el artículo que antecede, la Presidencia del H. Congreso hará las gestiones a que hubiera lugar, así como las medidas organizativas y presupuestales necesarias, con el apoyo de la Secretaría de Administración del Poder Legislativo. Igualmente, se garantizará la correcta ejecución y continuidad del Sistema Institucional de Archivos, privilegiando la permanencia del personal debidamente capacitado y evaluado que lo conforma, garantizando con ello la transparencia y la rendición de cuentas.

CUARTO.- Para los efectos previstos en el artículo que antecede, la Presidencia del H. Congreso hará las gestiones a que hubiera lugar, así como las medidas organizativas y presupuestales necesarias, con el apoyo de la Secretaría de Administración del Poder Legislativo.

ECONÓMICO.- Aprobado que sea, túrnese a la Secretaría para los efectos legales conducentes.

Dado en el Salón de Sesiones del Poder Legislativo, en la ciudad de Chihuahua, Chihuahua, a los días del mes de del dos mil dieciocho.

A T E N T A M E N T E

DIP. DIANA KARINA VELÁZQUEZ RAMÍREZ

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